Suivre le temps par affaire et par mission en bureau d'études : la méthode

Dans un bureau d'études, on connaît généralement le montant des honoraires de chaque affaire. On sait beaucoup moins, en cours de route, combien d'heures il reste avant que l'affaire ne devienne déficitaire. Ce guide propose une méthode simple pour relier les deux : transformer les honoraires en budget d'heures, imputer le temps au bon niveau de détail et organiser des points de contrôle réguliers.

Affaire, mission, phase : choisir la bonne maille

Suivre le temps uniquement par affaire donne une vue trop globale : on voit qu'une affaire dépasse, sans savoir pourquoi. À l'inverse, un découpage trop fin (par tâche, par plan, par calcul) décourage la saisie. La bonne maille, pour la plupart des BET, est la phase de mission : APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET, AOR, selon ce que prévoit votre contrat.

Si votre bureau d'études intervient sur plusieurs lots techniques au sein d'une même opération (structure et fluides, par exemple), créez une affaire par lot facturé séparément. Vous comparerez ainsi chaque lot à ses propres honoraires, au lieu de laisser un lot rentable masquer un lot qui dérape.

Transformer les honoraires en budget d'heures

Le calcul de base tient en une ligne : honoraires de la mission ÷ coût horaire chargé = heures disponibles à l'équilibre. Le coût horaire chargé intègre le salaire et les charges de l'ingénieur, sa part des frais généraux (loyer, logiciels de calcul et de CAO, assurances) et le fait que toutes ses heures ne sont pas facturables.

Exemple : une mission fluides rémunérée 48 000 € HT, avec un coût horaire moyen chargé de 65 €, représente environ 740 heures à l'équilibre. Pour viser une marge de 15 %, le budget cible tombe à environ 630 heures. On répartit ensuite ce budget entre les phases, en suivant la répartition des honoraires prévue au contrat ou votre propre historique.

Imputer le temps sans alourdir les journées

• Saisir chaque jour ou chaque semaine, jamais en fin de mois : au-delà de quelques jours, la mémoire reconstruit plus qu'elle ne se souvient.
• Accepter la demi-heure comme granularité. Un ingénieur qui passe sur six affaires dans la journée ne doit pas compter ses minutes.
• Prévoir des affaires internes pour le temps non facturable : réunions d'équipe, formation, réponse aux appels d'offres, développement commercial. Sans elles, ce temps finit imputé au hasard sur les affaires en cours et fausse leur rentabilité.
• Bannir l'affaire fourre-tout du type « divers » : c'est là que disparaissent les heures qu'on aurait dû refacturer.

Les points de contrôle qui changent tout

• Chaque semaine, le chef de projet valide les feuilles de temps de son équipe : c'est l'occasion de corriger une imputation erronée tant qu'elle est fraîche.
• Chaque mois, une revue des affaires dont une phase dépasse 80 % de son budget. On décide alors : réorganiser, accélérer, ou préparer un avenant.
• À chaque modification de programme, on note le temps supplémentaire. Les heures saisies deviennent la meilleure preuve pour négocier un avenant avec le maître d'ouvrage ou l'architecte mandataire.
• À la clôture, un bilan de l'affaire phase par phase nourrit le chiffrage des offres suivantes.

Mettre la méthode en place avec Tempy

Dans Tempy, chaque affaire est un projet avec ses phases (sur la base de la loi MOP, de l'esquisse à la réception) et un budget d'heures par phase. Les phases qui approchent ou dépassent leur budget apparaissent en orange puis en rouge sur le tableau de bord. Les ingénieurs ajoutent eux-mêmes une affaire active à leur semaine, sans passer par l'administrateur, et la validation suit l'organigramme.

Chaque mois, l'export « Heures par client, projet et phase » donne les heures du mois, le cumul depuis le début de l'affaire et le budget consommé : de quoi préparer la revue des affaires et les factures d'avancement. Pour aller plus loin sur le découpage par phase, voir notre guide suivre le temps par phase.